Recruiting non-EU professional drivers for transport companies: how we build a safe, transparent, and efficient process

Piața transporturilor din România și din Europa resimte de câțiva ani un deficit tot mai mare de șoferi profesioniști, iar presiunea pe retenție a crescut. În același timp, soluțiile de recrutare din afara UE sunt privite încă, uneori, cu reținere: atât din cauza complexității procedurilor, cât și din cauza nevoii de încredere reală în selecția și verificarea candidaților.

În numărul din decembrie al revistei Tranzit, Cosmin Șerban, Managing Partner Takt Recruitment, a explicat detaliat de ce transportul este un domeniu „de nișă, dar cu potențial semnificativ” pentru noi și cum abordăm recrutarea de personal calificat non-UE, cu accent pe șoferi profesioniști și proiecte specializate.

În acest articol de blog, sintetizăm procesul descris în interviu și îl transformăm într-un ghid practic, orientat către companiile de transport rutier de marfă și de persoane care iau în calcul recrutarea șoferilor non-UE (în special din India și zona Golfului Persic) în România.

Who Takt Recruitment is and why we treat transport as a specialised project

Takt Group a fost fondat în Marea Britanie în urmă cu aproape două decenii și oferă servicii integrate de recrutare, consultanță și management pentru personal calificat, provenind în special din India și zona Golfului Persic. În România suntem prezenți de șase ani, perioadă în care am devenit partener pentru companii din construcții, producția de mobilă, industria feroviară și alte industrii cheie, extinzând activitatea și către Ungaria, Polonia și Germania.

In an increasingly competitive Romanian market for non-EU workforce recruitment, our strategy focuses on skilled workers and projects where quality, verification, and role fit matter more than volume. In some cases we go as far as headhunting—for example, for brand-authorised mechanics.

Recruiting professional drivers: why non-EU and why now

Two years ago, we launched a pilot recruitment project for professional drivers (freight transport and, prospectively, passenger transport as well). Transport is a stable sector that operates regardless of the economic cycle, but finding and retaining good drivers has become difficult, with high staff turnover.

The practical interest in recruitment and training solutions was also visible at TransLogistica Romania 2025, as companies look not only for professional skills but also for the ability to adapt to a new culture and way of working.

When recruiting foreign drivers is efficient and what thresholds matter

A practical point for project planning: recruiting foreign drivers is a viable solution for companies that need at least five professional drivers. Below this threshold, the process becomes inefficient (operationally and administratively), and accommodation logistics and immigration procedures are harder to optimise.

In our experience, this is one of the most common mistakes in non-EU recruitment projects: under-sizing the project. If the objective is stability and retention, you need a critical mass (at least one group) and a structured onboarding plan.

The selection process: video interview, candidate profile, and clear verification

1) Interviu online cu control de identitate
După semnarea contractului și după ce avem toate informațiile despre pachet salarial, condiții de lucru și detalii despre angajator, organizăm interviuri online. Camerele video filmează constant candidații, pentru a elimina suspiciunile privind identitatea sau autenticitatea interviului și a probelor. Evaluările sunt făcute de echipa Takt sau împreună cu reprezentanții clientului.

2) Profiluri detaliate ale candidaților
Construim profiluri care includ experiența, mărcile de camioane operate, tipurile de mărfuri transportate și certificări suplimentare. Un avantaj îl au candidații care dețin, de exemplu, ADR obținut în perioade de lucru în Emiratele Arabe Unite (petrol și gaze) — relevant pentru companiile europene care operează transporturi speciale.

Practical testing: training ground, video monitoring, and an unambiguous assessment

For professional drivers, selection cannot be based on a CV alone. We have a fully equipped training ground in India, with manoeuvring tracks, classrooms, and a comprehensive video monitoring system. Clients can watch tests live, including from inside the cabin, with cameras switching automatically based on the vehicle’s movement.

Standard tests include a training-ground circuit, slalom manoeuvres, parking in tight spaces, reversing, and 90-degree turns, and the client can request additional tests.

For large projects (for example, when recruiting at least 30 drivers), transport managers can visit the centre in person to attend the assessments.

Onboarding and adaptation: team driving, monitoring, and training on EU rules

Drivers recruited from India and the Gulf, given their high level of experience, typically need around two weeks of team driving alongside Romanian colleagues before driving alone on EU routes. An essential element is theoretical training on driving and rest times (EU regulations).

Timeline and investment: what a transport company should expect

Recruiting non-EU drivers is a long-term investment. From recruitment to actually operating on international routes, the process can take 8–10 months. There is also a guarantee/onboarding period: if the beneficiary is not satisfied with performance during onboarding, the driver can be replaced at no additional cost to the client.

Retention and stability: why selection and communication matter

Pe partea de retenție, contează câteva realități operaționale:
• Motivația financiară: pentru șoferii străini, diferența de venituri este un motiv principal;
• Contracte de durată: de regulă, vin cu contracte de muncă de cel puțin doi ani (corelat cu permisul de ședere), cu posibilitate de prelungire.
• Risc scăzut de „abandon”: rezilierea contractului declanșează un cadru legal (drept de ședere 90 zile; dacă lucrează ilegal, risc de deportare și interdicție de intrare în Europa), ceea ce îi motivează să respecte contractele, în absența unor motive grave.

For larger fleets, hiring a dispatcher from the same culture/country can be effective—enabling faster communication, reducing bottlenecks, and improving retention.

Freight and passenger transport: from trucks to coaches

Road freight transport is a niche segment in our current activity, but one of strong interest and with high demand for drivers.

For passenger transport, onboarding is more sensitive (direct interaction with passengers). We are also addressing this segment, with testing infrastructure in place and the intention to expand training equipment and capabilities.

Conclusion: what a healthy recruitment process for transport looks like in practice

Dacă ești companie de transport și analizezi recrutarea de șoferi non-UE, diferența majoră între un proiect care funcționează și unul care se blochează este procesul: selecție verificabilă, testare practică, pregătire teoretică, plan de integrare și o administrare corectă a imigrației.

Pentru echipa noastră, procesul este construit în jurul transparenței (interviu video controlat, poligon, monitorizare și înregistrare completă), al criteriilor clare (experiență, profil, certificări) și al integrării (echipaj + monitorizare + training), pentru a reduce riscurile operaționale și a crește retenția pe termen lung.

Contact us

If you need at least five professional drivers and want to discuss steps, timelines, selection criteria, and onboarding in concrete terms, you can contact us by email or phone.